Klauzula RODO do CV 2026 — wzór

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji to oświadczenie kandydata o wykorzystaniu jego danych podczas naboru. Może wskazywać firmę oraz stanowisko, na które kandydat aplikuje¹.
Poniżej znajdziesz wzór klauzuli RODO do CV, wskazówki dotyczące jej umieszczenia oraz zasady wyrażania zgody na przyszłe rekrutacje. Gdy podstawą przetwarzania jest zgoda kandydata, zastosowanie ma art. 6 ust. 1 lit. a RODO².

Czym jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji?

Zgoda pozwala pracodawcy przetwarzać wskazane dane w określonym celu, jeśli to na niej opiera takie działanie. Nie zastępuje jednak podstaw wynikających z przepisów. RODO to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679; w Polsce ochronę danych reguluje również ustawa z dnia 10 maja 2018 r.³.

Kodeks pracy określa, jakich danych pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę. Według UODO przetwarzanie danych wymaganych na tej podstawie nie wymaga zgody kandydata⁴.
Jeśli aplikacja zawiera informacje wykraczające poza ten zakres, trzeba osobno ustalić podstawę ich przetwarzania⁵.

Poniższa tabela zestawia podstawy przetwarzania danych z aplikacji. Rozróżnia informacje, których pracodawca może żądać na podstawie przepisów, oraz dane podane dobrowolnie. Zakres pierwszej grupy określa art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy⁶.

Klauzula w CV powinna dotyczyć danych, do których wykorzystania pracodawca rzeczywiście potrzebuje zgody. Nie musi obejmować całej zawartości dokumentu. Art. 22¹a § 1 Kodeksu pracy dopuszcza zgodę jako podstawę przetwarzania danych innych niż wymienione w art. 22¹ § 1⁶.

Kiedy pracodawca potrzebuje zgody kandydata, a kiedy może przetwarzać dane na innej podstawie?

Pracodawca potrzebuje zgody, gdy na dobrowolnym oświadczeniu kandydata opiera przetwarzanie dodatkowych danych z aplikacji. Dane określone w przepisach prawa pracy przetwarza na podstawie tych przepisów. Kandydat może więc oddzielić informacje wymagane w naborze od tych, które przekazuje z własnej inicjatywy.
Zgoda powinna określać cel wykorzystania dodatkowych informacji⁵.

Jak sformułować zgodę na przetwarzanie danych po angielsku?

Angielska zgoda na przetwarzanie danych powinna jasno wskazywać pracodawcę, dobrowolnie przekazane dane oraz cel rekrutacji. Język oświadczenia nie zmienia wymagań prawnych. Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna².

• Pracodawca powinien występować w klauzuli pod nazwą firmy, nie pod ogólnym określeniem „company”.
• Zakres danych może obejmować informacje dobrowolnie przekazane w dokumentach aplikacyjnych⁵.
• Cel zgody powinien wskazywać rekrutację na określone stanowisko.

Przykładowa klauzula po angielsku brzmi: „I consent to the processing of the personal data I have voluntarily provided in my application by [company name] for the purpose of recruitment for [position].” Kandydat wpisuje nazwę firmy i stanowisko zgodnie ze swoją aplikacją.
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO wymaga, by zgoda dotyczyła jednego lub większej liczby określonych celów².

Jak napisać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna wyjaśniać, komu kandydat jej udziela, jakich danych dotyczy i w jakim celu pracodawca je wykorzysta. Kandydat pisze w pierwszej osobie, na przykład: „Wyrażam zgodę”. Treść dopasowuje do konkretnej rekrutacji oraz danych przekazywanych ponad zakres wymagany przepisami⁷.

Kiedy zgoda kandydata nie jest wymagana?

Zgoda kandydata nie jest potrzebna, jeśli pracodawca przetwarza dane na innej podstawie, zwłaszcza wynikającej z prawa pracy. Umieszczenie informacji w CV nie oznacza, że każda z nich wymaga zgody. Warto więc odnieść klauzulę do tego, co rzeczywiście znajduje się w aplikacji.
Zakres danych, których pracodawca może żądać na podstawie przepisów, wyznacza art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy⁶.

Bieżąca i przyszła rekrutacja: zakres zgody na przetwarzanie danych i prawo do jej cofnięcia

Zgoda na bieżącą rekrutację nie uprawnia pracodawcy do wykorzystania danych przy przyszłych naborach¹. Kandydat, który chce dopuścić taki kontakt, udziela osobnej zgody na przyszłe rekrutacje. Pracodawca przypisuje dane do celu wskazanego w każdym z oświadczeń.
Art. 5 ust. 1 lit. b RODO wymaga zbierania danych w konkretnych celach i zakazuje dalszego wykorzystania niezgodnego z tymi celami².

Zgoda na przyszłe rekrutacje nie warunkuje udziału w aktualnym naborze. Kandydat może wskazać, jak długo ma ona obowiązywać, a później ją wycofać. Od treści oświadczenia zależy, czy pracodawca może korzystać z danych przy kolejnych ofertach pracy².

Jak objąć zgodą przyszłe rekrutacje, a nie tylko bieżący nabór?

Przyszłe rekrutacje wymagają osobnego oświadczenia, jeśli kandydat chce, by pracodawca zachował jego dane na potrzeby kolejnych naborów. Odmowa nie może ograniczać udziału w bieżącej rekrutacji⁴.
Art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy wyklucza niekorzystne traktowanie kandydata z powodu braku zgody albo jej wycofania⁶.

• Osobna zgoda powinna nazywać pracodawcę, który będzie korzystał z danych podczas przyszłych naborów.
• Cel przetwarzania musi wprost obejmować przyszłe rekrutacje, nie tylko nabór na obecne stanowisko.
• Okres zgody kandydat może wpisać do oświadczenia, jeśli chce ograniczyć czas wykorzystania danych.

Wzór oświadczenia Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku przewiduje osobną zgodę na umieszczenie danych z dokumentów aplikacyjnych w bazie rekrutacyjnej. Chodzi o zbiór danych kandydatów wykorzystywany przy naborach⁸.

Jakie podstawy przetwarzania danych kandydatów wskazuje UODO?

Podstawa przetwarzania danych kandydata zależy od celu oraz zakresu ich wykorzystania. Przepisy prawa pracy dotyczą danych wymaganych w rekrutacji; zgoda może dotyczyć innych informacji lub odrębnego celu przyszłych naborów. Uzasadniony interes administratora wymaga osobnej oceny. Pracodawca nie powinien opierać każdego działania na danych na zgodzie dotyczącej przyszłych rekrutacji.
Art. 6 ust. 1 RODO rozróżnia te podstawy: lit. a dotyczy zgody, lit. c obowiązku prawnego, a lit. f prawnie uzasadnionego interesu².

Jak długo można przechowywać dane kandydatów?

Okres przechowywania danych kandydata zależy od celu przetwarzania i podstawy prawnej. RODO nie wyznacza dokładnego terminu dla danych przechowywanych na podstawie zgody na przyszłe rekrutacje. Pracodawca może uwzględnić okres wskazany przez kandydata⁴.
Art. 5 ust. 1 lit. e RODO ogranicza przechowywanie danych pozwalających zidentyfikować osobę do czasu niezbędnego dla celu przetwarzania².

Tabela porównuje okresy przechowywania danych zależnie od celu i podstawy przetwarzania. Administrator podaje taki okres albo, gdy nie może go określić, kryteria jego ustalenia. Wynika to z art. 13 ust. 2 lit. a RODO².

Dane w tabeli: 4

Kandydat może ograniczyć w czasie zgodę na przyszłe nabory. Jeśli pracodawca przechowuje dane na innej podstawie, okres wymaga odrębnej oceny.
Art. 7 ust. 3 RODO pozwala wycofać zgodę w dowolnym momencie, także przed upływem wskazanego terminu².

Co oznacza cofnięcie zgody dla danych kandydata i jego udziału w rekrutacji?

Cofnięcie zgody kończy możliwość dalszego przetwarzania danych w celu opartym na tym oświadczeniu. Jeśli kandydat wycofuje zgodę na przyszłe nabory, nie oznacza to automatycznie rezygnacji z bieżącej rekrutacji. Dane przetwarzane na innej podstawie wymagają osobnej oceny; samo cofnięcie zgody nie przesądza o ich usunięciu.
Art. 17 ust. 1 lit. b RODO przewiduje usunięcie danych po cofnięciu zgody, jeśli nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania².

Wycofanie zgody nie unieważnia przetwarzania, które odbywało się zgodnie z nią wcześniej. Kandydat powinien wskazać pracodawcy, które oświadczenie wycofuje.
Art. 7 ust. 3 RODO wprost zachowuje legalność przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem².

Jak rozpoznać dobrowolną, konkretną, świadomą i jednoznaczną zgodę?

Zgoda kandydata spełnia wymagania, gdy może on swobodnie zdecydować o jej udzieleniu, zna cel przetwarzania i składa zrozumiałe oświadczenie. Z treści powinno wynikać, czy chodzi o bieżącą rekrutację, czy o inne wykorzystanie danych. Warunki te określa art. 4 pkt 11 RODO.

• Dobrowolność zgody daje kandydatowi swobodę decyzji. Może on odmówić zgody na cel, który jej wymaga.
• Konkretność zgody wymaga nazwania celu przetwarzania. Kandydat powinien wiedzieć, na jakie wykorzystanie danych się godzi.
• Świadomość zgody wymaga zrozumiałej informacji o wykorzystaniu danych. Zakres oświadczenia musi być dla kandydata jasny⁷.
• Jednoznaczność zgody wymaga wyraźnego działania kandydata. Oświadczenie „Wyrażam zgodę” różni się od samego przesłania dokumentów.

Klauzulę w CV można napisać prostym językiem. Nie trzeba przywoływać w niej konkretnego przepisu¹.
Liczą się jasno określony cel oraz swobodna, wyraźna decyzja kandydata.

Zgoda na przetwarzanie danych w CV: wzór klauzuli i miejsce zamieszczenia

Klauzula zgody w CV powinna nazywać pracodawcę i cel przetwarzania, jeśli kandydat godzi się na wykorzystanie danych z aplikacji. Sam udział w naborze nie oznacza, że pracodawca przetwarza wszystkie informacje z CV na podstawie zgody. Rozróżnienie wynika z art. 22¹ § 1 i art. 22¹a § 1 Kodeksu pracy.

Wzór zgody na bieżącą rekrutację brzmi: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dobrowolnie podanych w dokumentach aplikacyjnych przez [nazwa pracodawcy] w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska]”. Kandydat uzupełnia nazwę pracodawcy i stanowiska na podstawie oferty pracy.
Takie oświadczenie dotyczy wskazanego naboru, a nie automatycznie kolejnych rekrutacji.

Czy zgoda RODO musi znaleźć się w CV?

Zgoda RODO nie musi znajdować się właśnie w CV, jeśli kandydat dołącza także list motywacyjny. Gdy jeden administrator przetwarza oba dokumenty w tym samym celu, zgodę wystarczy umieścić w jednym z nich¹.
O potrzebie zgody decyduje podstawa przetwarzania danych, nie rodzaj dokumentu.

Jak napisać zgodę RODO i gdzie umieścić ją w CV?

Klauzula zgody powinna pozwalać obu stronom odczytać cel wykorzystania dobrowolnie podanych danych. LexDigital zaleca umieszczenie jej w stopce CV. Podaje też zalecany rozmiar czcionki: 6–8 pkt⁹.

• Treść zgody powinna wskazywać nazwę pracodawcy, któremu kandydat jej udziela.
• Cel zgody powinien odpowiadać rekrutacji wskazanej w aplikacji.
• Umiejscowienie klauzuli powinno zapewniać jej czytelność w wysyłanej wersji CV.

CV z klauzulą powinno zawierać zrozumiałe oświadczenie. Jego treść musi odpowiadać danym przekazanym przez kandydata oraz wskazanemu celowi.

CV bez klauzuli RODO: co sprawdzić przed wysłaniem?

CV bez klauzuli RODO nie staje się nieważne tylko dlatego, że nie zawiera zgody. Przed wysłaniem dokumentów kandydat może sprawdzić, czy ogłoszenie o pracę podaje treść klauzuli. Powinien też ustalić, czy przekazuje dane, do których wykorzystania pracodawca potrzebuje zgody.
Zakres informacji, których pracodawca może żądać, określa art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy.

Klauzulę podaną przez pracodawcę w ogłoszeniu można wykorzystać po zapoznaniu się z jej treścią⁹. Kandydat powinien rozumieć, komu udziela zgody. Musi też wiedzieć, jaki cel przetwarzania obejmuje oświadczenie.

Błędy w klauzuli zgody to między innymi nieaktualna treść, niewłaściwa nazwa firmy lub stanowiska oraz niejasne oświadczenie⁹. Przed wysłaniem CV warto porównać klauzulę z ogłoszeniem. Kandydat może wtedy poprawić rozbieżności¹⁰.

Czy CV bez klauzuli RODO jest ważne?

CV bez klauzuli RODO nadal jest dokumentem aplikacyjnym. Brak oświadczenia może jednak mieć znaczenie, jeśli pracodawca oczekuje zgody dotyczącej określonych danych. LexDigital wskazuje, że samo wysłanie CV można uznać za wyrażenie zgody, choć pracodawcy często oczekują klauzuli w dokumencie⁹.
Kandydat powinien zatem odróżnić ważność CV od spełnienia oczekiwań dotyczących zgody w danym naborze.

Trzy filary ochrony danych osobowych w rekrutacji

Ochrona danych osobowych w rekrutacji opiera się na 3 filarach: określonym celu i podstawie przetwarzania, informacji dla kandydata oraz ograniczeniu dostępu. Klauzula informacyjna pochodzi od pracodawcy; nie jest zgodą udzielaną przez kandydata. Powinna przedstawiać między innymi administratora, odbiorców danych i prawa osoby aplikującej⁴.

• Cel i podstawa przetwarzania wskazują, do czego pracodawca wykorzystuje dane z aplikacji oraz co go do tego uprawnia.
• Informacja dla kandydata pozwala ustalić, kto odpowiada za dane, komu mogą zostać przekazane i jakie prawa przysługują osobie aplikującej.
• Ograniczenie dostępu oznacza, że dokumenty aplikacyjne powinny trafiać tylko do osób obsługujących rekrutację.

Kandydat może z klauzuli informacyjnej dowiedzieć się, kto przetwarza jego dane. Znajdzie w niej również informacje o swoich prawach.

RODO a agencja rekrutacyjna: kto odpowiada za dane kandydata?

Za dane kandydata odpowiada administrator, czyli podmiot decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. Może nim być pracodawca, agencja rekrutacyjna albo oba podmioty w zakresie wspólnie podejmowanych decyzji. Sama nazwa „agencja rekrutacyjna” nie określa jej roli. Agencja działająca wyłącznie na udokumentowane polecenie pracodawcy może być podmiotem przetwarzającym i obsługiwać dane w jego imieniu.

Kandydat powinien z klauzuli informacyjnej ustalić, kto jest administratorem i komu trafią dokumenty aplikacyjne. Zgoda udzielona agencji nie obejmuje automatycznie wykorzystania CV przez każdego jej klienta w osobnych rekrutacjach.
Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, wymóg określenia jej celu wynika z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jak IOD pomaga działowi HR obsługiwać wnioski o dostęp do danych?

IOD, czyli inspektor ochrony danych, pomaga działowi HR obsłużyć wniosek kandydata o dostęp do danych. Pomoc obejmuje ustalenie zakresu wniosku i podstaw dalszego przetwarzania. Oświadczenie Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku wymienia 3 prawa kandydata: dostęp do danych, ich poprawienie i żądanie usunięcia⁸.
Za odpowiedź odpowiada administrator danych, a nie sam IOD¹¹.

• Wniosek o dostęp do danych wymaga ustalenia, jakie informacje o kandydacie przetwarza administrator. IOD pomaga działowi HR odnaleźć dane związane z aplikacją.
• Wniosek o poprawienie danych powinien wskazywać informację, którą kandydat chce skorygować. Dział HR odnosi żądanie do danych zapisanych w dokumentach aplikacyjnych¹².
• Żądanie usunięcia danych wymaga oceny podstawy dalszego przetwarzania. IOD pomaga działowi HR oddzielić dane objęte wycofaną zgodą od danych przechowywanych na innej podstawie.

Kandydat kieruje żądanie dotyczące swoich danych do administratora. Ten rozpatruje je z pomocą IOD i działu HR.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.