HRlink — opinie, wdrożenie, wady i zalety

Czym jest HRlink i dla kogo powstał?

HRlink to system ATS, który pomaga pracodawcy organizować rekrutację i obsługiwać zgłoszenia. Kandydat styka się z nim wtedy, gdy aplikuje na ofertę obsługiwaną w tym systemie. Nie wybiera jednak oprogramowania dla firmy prowadzącej nabór.

To dwa różne sposoby korzystania z HRlink. Pracodawca wybiera narzędzie do pracy rekrutacyjnej, a kandydat przekazuje aplikację w konkretnym procesie. Nie kupuje przy tym planu ani usługi systemowej. Powinien za to wiedzieć, jakie dane wpisuje w formularzu i jak pracodawca będzie się z nim kontaktował. Według regulaminu wysłanie aplikacji w ramach usługi rekrutacyjnej kosztuje kandydata 0 zł; dostęp pracodawcy do aplikacji jest odpłatny¹.

HRlink nie jest portalem z ogłoszeniami. Portal służy do publikacji oferty, a ATS pomaga obsłużyć nabór po stronie pracodawcy. Kandydat powinien kierować się wymaganiami ogłoszenia i komunikatami dotyczącymi rekrutacji; firma ocenia przydatność narzędzia dla swojego zespołu. Art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy wymienia imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz przebieg zatrudnienia².

Funkcje HRlink

Oceniając HRlink, warto prześledzić drogę zgłoszenia: od jego przyjęcia po kontakt z kandydatem i pracę zespołu. Dla osoby aplikującej liczy się nie tylko możliwość przesłania CV. Ważne jest również to, jakie informacje otrzyma pracodawca i jak przekaże odpowiedź. Art. 13 ust. 1 lit. c RODO zobowiązuje administratora do poinformowania kandydata o celach i podstawie prawnej przetwarzania danych³.

• Aplikacja i CV. Parsowanie CV polega na odczytaniu danych z dokumentu i przeniesieniu ich do pól systemu. Kandydat powinien odróżnić informacje odczytane automatycznie od tych, które wpisał sam.
• Etapy i oceny. Etap wskazuje miejsce zgłoszenia w procesie, a ocena pomaga zespołowi porządkować decyzje. Wewnętrzny status aplikacji nie jest obietnicą kontaktu w określonym terminie.
• Komunikacja. Automatyzacja pozwala systemowi wykonać ustaloną czynność bez każdorazowego przygotowywania jej przez rekrutera. Potwierdzenie przyjęcia aplikacji trzeba odróżnić od indywidualnej informacji zwrotnej.
• Dane i raportowanie. Zasady przetwarzania obejmują dane ze zgłoszenia, a raporty pomagają pracodawcy analizować nabór. Dostęp zespołu do informacji o kandydatach nie oznacza, że kandydat zobaczy te raporty.

Dla kandydata praktyczne znaczenie ma przejrzystość formularza i późniejszej korespondencji. Pracodawca ocenia też organizację pracy nad zgłoszeniami. Sama liczba funkcji ATS nie opisuje żadnej z tych perspektyw. W module korespondencji HRlink wymienia 2 kanały wiadomości do kandydatów: e-mail i SMS⁴.

Ile kosztuje HRlink?

Pracodawca ponosi koszt korzystania z HRlink na warunkach swojej umowy. Udział kandydata w rekrutacji to odrębna kwestia⁵. Nie należy więc przenosić kosztu systemu na osobę aplikującą. Regulamin serwisu określa opłatę za skorzystanie z usługi rekrutacyjnej na 0 zł i odróżnia ją od odpłatnego dostępu do aplikacji¹.

Plany i abonamenty

W zestawieniu kosztów abonament pracodawcy trzeba oddzielić od wysłania aplikacji, za które kandydat nie płaci. HRlink udostępnia firmom konto demo na 14 dni. To okres dostępu do wersji demonstracyjnej, nie cena abonamentu ani opłata za zgłoszenie.

Dane w tabeli: 5

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Przy porównywaniu ofert firma powinna traktować abonament, wdrożenie i ewentualne usługi dodatkowe jako osobne pozycje. Nie składają się one na jedną opłatę kandydata. Regulamin określa koszt skorzystania przez niego z usługi rekrutacyjnej na 0 zł. Pracodawca może natomiast uruchomić bezpłatne, niezobowiązujące konto demo na 14 dni⁶.

Wersje, limity i sposób udostępniania HRlink

Wersja HRlink zamówiona przez pracodawcę i warunki zgłoszenia kandydata to różne sprawy. Limity zapisane w umowie firmy nie muszą odpowiadać wymaganiom formularza konkretnej oferty. Osoba aplikująca powinna kierować się właśnie tym formularzem, a nie nazwą planu. Przykładowy formularz HRlink dla AB S.A. dopuszcza jeden plik CV do 2 MB; nie potwierdza to limitu u wszystkich pracodawców⁷.

• Wersja produktu. Określa zakres oprogramowania zamawianego przez pracodawcę. Z samej nazwy HRlink nie wynika, że kandydat otrzyma konto lub wgląd w historię zgłoszeń.
• Limity po stronie pracodawcy. Liczba użytkowników, projektów rekrutacyjnych czy zasobów jest parametrem oferty dla firmy. Nie określa liczby aplikacji dopuszczonych od jednej osoby, chyba że mówią o tym zasady naboru.
• Dostęp kandydata. Formularz i konto kandydata dają różne możliwości korzystania z systemu. Wysłanie zgłoszenia samo w sobie nie zapewnia późniejszego logowania ani edycji danych.

Pracodawca powinien odnosić limity HRlink do skali prowadzonych naborów. Kandydat sprawdza z kolei zasady swojego zgłoszenia, bez przypisywania sobie uprawnień z firmowego abonamentu. Według cennika wariant Standard nie ogranicza liczby rekrutacji, ale przewiduje limit użytkowników⁸.

Integracje HRlink

HRlink jest zintegrowany z kilkudziesięcioma portalami ogłoszeniowymi. Pracodawca może dzięki temu publikować ofertę w wielu źródłach jednocześnie⁵. Integracja łączy tu ATS z kanałem publikacji. Nie oznacza, że portal prowadzi cały proces rekrutacyjny.

Kandydat może znaleźć ogłoszenie w portalu, a aplikację przekazać przez formularz pracodawcy. To różne miejsca i różne zadania. Serwis, w którym pojawiła się oferta, nie musi też być kanałem późniejszej korespondencji. Warto o tym pamiętać przy porządkowaniu zgłoszeń. Art. 13 ust. 1 lit. a RODO wymaga podania kandydatowi tożsamości i danych kontaktowych administratora przy pozyskiwaniu jego danych³.

Liczba zintegrowanych kanałów pokazuje pracodawcy zasięg dystrybucji, ale nie przesądza o przydatności każdego portalu. Firma powinna ocenić, czy połączenia obejmują źródła używane przy jej naborach. Dla kandydata ta sama oferta w kilku miejscach nie musi oznaczać kilku rekrutacji. HRlink łączy kanały publikacji, a osoba aplikująca rozpoznaje nabór po treści ogłoszenia i wskazanym sposobie zgłoszenia⁹.

Wdrożenie i wsparcie HRlink

Wdrożenie HRlink w firmie nie jest tym samym co pomoc kandydatowi przy aplikowaniu. Pierwsze dotyczy organizacji pracy zespołu w ATS; drugie wiąże się z konkretnym zgłoszeniem. Obsługa narzędzia nie oznacza też udzielania odpowiedzi o statusie kandydatury. Pracodawca może korzystać z bezpłatnego konta demo przez 14 dni⁶.

• Przygotowanie zespołu. Firma powinna ustalić odpowiedzialność za konfigurację procesu, dostęp pracowników i obsługę zgłoszeń. Zakres pomocy należy oceniać według uzgodnionej usługi, nie samej obecności formularza.
• Pomoc przy aplikowaniu. Problem techniczny z przesłaniem danych różni się od pytania o wymagania stanowiska. Pierwszy dotyczy narzędzia, drugi – naboru prowadzonego przez pracodawcę.
• Kontakt po zgłoszeniu. Potwierdzenie przyjęcia aplikacji nie podaje wyniku rekrutacji. Decyzję w sprawie kandydata podejmuje zespół prowadzący nabór, nie system.

Przy wyborze HRlink firma powinna osobno ocenić wdrożenie i późniejszą pomoc dla użytkowników. Kandydat również potrzebuje tego rozróżnienia: wsparcie techniczne nie zastąpi odpowiedzi rekrutera. Sama obsługa systemu nie określa przebiegu decyzji o jego aplikacji⁸.

Co HRlink robi inaczej niż konkurencja?

HRlink ma sens porównywać z innymi systemami przy podobnej skali naborów i zakresie usług. Sam zestaw funkcji ATS nie rozstrzyga o wyborze. Dla firmy ważna jest praca zespołu, a dla kandydata – warunki zgłoszenia ustalone przez pracodawcę. Wariant Standard nie ogranicza liczby rekrutacji, choć przewiduje limit użytkowników⁸.

Produkt trzeba oddzielić od procesu prowadzonego przez firmę. ATS pomaga pracować nad aplikacjami, lecz to pracodawca ustala treść ogłoszenia, wymagania i sposób kontaktu. Różnic w doświadczeniach kandydatów nie można więc przypisać automatycznie HRlink. Również kosztów pozyskania i oceny osób nie da się porównać po samej nazwie systemu. Art. 4 pkt 7 RODO określa administratora jako podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania danych; jego decyzje są czymś innym niż funkcje ATS³.

Użyteczne porównanie obejmuje taką samą skalę naborów, zakres umowy i zadania zespołu rekrutacyjnego. Kandydat ocenia natomiast przebieg własnej aplikacji oraz otrzymane wiadomości. Taki podział pozwala porównywać systemy bez przypisywania HRlink wyłączności na typowe funkcje ATS. Pracodawca może odnieść ocenę do 14-dniowego konta demo udostępnianego przez HRlink.

Plusy i minusy HRlink

HRlink pomaga organizować pracę rekrutacyjną, przede wszystkim po stronie pracodawcy. Dla kandydata korzyści firmy nie stanowią obietnicy szybszej odpowiedzi. Przed wyborem narzędzia pracodawca może korzystać z konta demo przez 14 dni⁶.

Jak działa multiposting ogłoszeń w HRlink?

Multiposting w HRlink pozwala pracodawcy skierować jedno ogłoszenie do wielu wybranych kanałów. Nie musi przygotowywać osobnej publikacji dla każdego miejsca. Jest to część pracy firmy, a nie etap aplikowania przez kandydata. W modelu producenta na projekt przypada średnio 5 portali¹⁰.

Jedno ogłoszenie w kilkudziesięciu zintegrowanych portalach oraz mediach społecznościowych

Pracodawca przygotowuje ofertę, wybiera źródła i publikuje ją przez HRlink w portalach oraz mediach społecznościowych. System automatyzuje przekazanie ogłoszenia do tych miejsc¹¹. Wśród kanałów są portale darmowe i płatne, więc ich wybór ma znaczenie przy planowaniu publikacji¹¹. Kalkulacja producenta zakłada 15 min na ręczne opublikowanie oferty w jednym portalu¹⁰.

Publikacja w 5 portalach na projekt – założenie modelu HRlink

Model HRlink przyjmuje średnio 5 portali na projekt rekrutacyjny. To założenie obliczeń, nie limit publikacji¹⁰. Rzeczywisty wybór kanałów zależy od konkretnego stanowiska. Multiposting poszerza dystrybucję ogłoszenia, a kandydat aplikuje według instrukcji przy znalezionej ofercie.

Jak HRlink wspiera współpracę rekrutera z Hiring Managerem?

HRlink wspiera wspólną pracę rekrutera i Hiring Managera nad informacjami o aplikujących oraz oceną kandydatów. Jest przeznaczony między innymi dla rekruterów prowadzących proces od pozyskania osób do zatrudnienia⁵. W swoim modelu obliczeń producent przyjął 17 projektów rekrutacyjnych miesięcznie¹⁰.

Zgłoszenie potrzeby rekrutacji, ocena kandydatów i dostęp do notatek

W HRlink współpraca obejmuje zgłoszenie potrzeby zatrudnienia, pracę zespołu projektowego i ocenę osób przedstawionych Hiring Managerowi. Rekruter i Hiring Manager mają przy tym różne zadania¹¹:

• Hiring Manager zgłasza potrzebę rozpoczęcia rekrutacji. Przekazuje w ten sposób rekruterowi zapotrzebowanie na pracownika¹¹.
• Rekruter organizuje pracę zespołu projektowego. Gromadzi w systemie informacje o aplikujących, śledzi przebieg naboru i dodaje notatki¹¹.
• Hiring Manager ocenia wyselekcjonowanych kandydatów. Widzi informacje o tych osobach oraz notatki rekrutera¹¹.

Wspólny dostęp pomaga zespołowi oceniać kandydatury. Nie daje kandydatowi wglądu w wewnętrzne notatki ani oceny. Przy 17 projektach miesięcznie, założonych w modelu producenta, uporządkowanie tej pracy ma znaczenie organizacyjne. Nie przesądza jednak o wyniku żadnego naboru.

17 projektów miesięcznie w modelu HRlink – założona skala pracy, nie wynik zespołu

Artykuł HRlink przyjmuje średnio 17 projektów rekrutacyjnych miesięcznie na potrzeby obliczeń. To nie limit systemu ani wynik deklarowany dla każdego zespołu¹⁰. Pracodawca może potraktować tę liczbę jako skalę kalkulacji. Kandydat nie dowie się z niej, kiedy otrzyma odpowiedź ani ile osób oceni jego zgłoszenie.

Jak HRlink obsługuje CV i wiadomości do kandydatów?

HRlink zbiera CV z różnych źródeł i automatyzuje część korespondencji z kandydatami. Osoba aplikująca powinna odróżniać wiadomość automatyczną od indywidualnej odpowiedzi rekrutera. Moduł korespondencji udostępnia 2 kanały wiadomości: e-mail i SMS⁴.

CV z różnych źródeł oraz automatyczne podziękowania i informacje zwrotne

Do HRlink trafiają CV z różnych źródeł. System obsługuje automatyczne podziękowania za udział w naborze oraz informacje zwrotne dla odrzuconych kandydatów¹⁰. Podziękowanie dotyczy udziału, a wiadomość o odrzuceniu przekazuje decyzję w sprawie kandydatury. O znaczeniu komunikatu decyduje jego treść, nie sam fakt doręczenia. HRlink wskazuje e-mail i SMS jako 2 kanały wiadomości⁴.

60 min ręcznego kopiowania kandydatów ze skrzynki – założenie modelu HRlink

Model HRlink zakłada 60 min na ręczne kopiowanie kandydatów ze skrzynki mailowej. To parametr kalkulacji, nie czas zmierzony w każdej rekrutacji¹⁰. Dotyczy pracy rekrutera, więc nie określa, jak długo kandydat poczeka na odpowiedź. Dla firmy pokazuje uwzględnioną czynność administracyjną; dla aplikującego ważniejsza jest treść otrzymanej wiadomości.

Jak obliczono oszczędność czasu dzięki HRlink?

HRlink wylicza oszczędność czasu na podstawie założeń o ręcznej publikacji i liczbie projektów. Nie przedstawia jej jako zmierzonego wyniku każdej firmy. Model przewiduje 15 min na opublikowanie oferty w jednym portalu¹⁰. Te liczby nie określają czasu oczekiwania kandydata na odpowiedź.

Założenia producenta: 15 min na portal, 5 portali na projekt i 17 projektów miesięcznie

Kalkulacja zestawia pojedynczą publikację ze skalą pracy w miesiącu. Przyjmuje 5 portali na projekt oraz 17 projektów miesięcznie¹⁰. Są to założenia modelu, nie limity HRlink ani opis liczby naborów w każdym zespole.

Wyniki modelu: 60 min na projekt, 1000 min miesięcznie przy publikacji i 1500 min dzięki pełnej integracji z ATS

Producent podaje wyniki modelu, w którym uwzględnił 5 portali na projekt i 17 projektów miesięcznie:

Dane w tabeli: 10

Przemnożenie 60 min przez 17 projektów daje 1020 min. Podane 1000 min trzeba więc czytać jako przybliżenie. Producent wiąże wynik 1500 min z pełną integracją z ATS, nie z samą publikacją ofert. Dla pracodawcy model może być punktem odniesienia do własnej skali naborów, lecz nie gwarantuje takiego efektu¹⁰.

Dla kogo jest HRlink, a dla kogo nie?

HRlink jest rozwiązaniem dla zespołów, w których rekruter i Hiring Manager wspólnie oceniają kandydatów¹¹. Osoba wysyłająca formularz nie wybiera ATS dla firmy, więc kieruje się innymi kryteriami. Pracodawca może zacząć od 14-dniowego konta demo. Opłata kandydata za skorzystanie z usługi rekrutacyjnej wynosi 0 zł.

Sprawdzi się, jeśli

• Pracodawca organizuje wspólną ocenę zgłoszeń. Powinien sprawdzić przepływ informacji między rekruterem a osobą odpowiedzialną za zatrudnienie do zespołu. System można poznać przez bezpłatne konto demo na 14 dni⁶.
• Kandydat aplikuje na ofertę obsługiwaną w systemie. Liczą się dla niego wymagania naboru, formularz i wiadomości o zgłoszeniu, nie zakres umowy pracodawcy⁸. Skorzystanie z usługi rekrutacyjnej kosztuje 0 zł¹.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Firma szuka wyłącznie miejsca publikacji ogłoszeń. Powinna porównywać usługi publikacyjne, a nie zastępować je oceną ATS. Model HRlink przyjmuje średnio 5 portali na projekt; to założenie kalkulacji, nie warunek korzystania z systemu¹⁰.
• Kandydat szuka narzędzia do tworzenia CV. Kreator dokumentów służy innemu zadaniu niż ATS używany przez pracodawcę. Przy wysyłce gotowego CV znaczenie ma formularz oferty. Przykładowy formularz HRlink dla AB S.A. dopuszcza jeden plik do 2 MB⁷.

Decyzja zależy od roli użytkownika. Firma ocenia pracę zespołu rekrutacyjnego, a kandydat – warunki własnego zgłoszenia. Kryteria jednej strony nie zastępują kryteriów drugiej.

Alternatywy dla HRlink

HRlink warto zestawiać z innym ATS, gdy firma potrzebuje oprogramowania do prowadzenia naborów. Portal ogłoszeniowy, agencja i kreator CV służą innym celom. Punktem odniesienia jest 14 dni dostępu do konta demo HRlink oraz 0 zł opłaty kandydata za usługę rekrutacyjną.

Dane w tabeli: 7,8,10

Przygotowanie CV i przesłanie go przez HRlink to dla kandydata osobne zadania. Dla firmy najbliższą alternatywą produktową jest inny ATS. Pozostałe kategorie dotyczą publikacji ofert albo zakupu usługi rekrutacyjnej. Wartości dotyczące HRlink w tabeli nie są cenami ani limitami konkurentów.

Najczęstsze pytania o HRlink

Kandydat może aplikować przez HRlink, lecz zasady naboru ustala pracodawca. Pytania warto rozdzielić na kwestie konta, treści formularza i późniejszego kontaktu. Według regulaminu skorzystanie z usługi rekrutacyjnej kosztuje kandydata 0 zł¹.

Czy aplikowanie przez HRlink wymaga założenia konta?

O tym, czy potrzebne jest konto, decyduje sposób zgłoszenia wskazany przy ofercie. Samo używanie HRlink przez firmę nie oznacza, że kandydat zobaczy historię aplikacji. Konto demo dostępne pracodawcy przez 14 dni jest innym rodzajem dostępu niż konto kandydata⁶.

Na co zwrócić uwagę przy przesyłaniu CV?

Dane w formularzu powinny być aktualne i zgodne z załączonym CV. Jeśli system odczytał je z dokumentu, kandydat powinien porównać wypełnione pola z jego treścią. Liczy się też limit podany przy ofercie. Przykładowy formularz HRlink dla AB S.A. dopuszcza jeden plik CV do 2 MB, ale nie ustanawia limitu dla wszystkich naborów⁷.

Czy potwierdzenie zgłoszenia oznacza zakwalifikowanie do dalszego etapu?

Potwierdzenie przyjęcia aplikacji nie jest decyzją o dalszym udziale w naborze. O statusie kandydatury mówi treść wiadomości od pracodawcy, nie sam fakt jej otrzymania. HRlink wskazuje 2 kanały korespondencji – e-mail i SMS – lecz wybór kanału nie zmienia znaczenia potwierdzenia⁴.

Do kogo kierować pytanie o wynik rekrutacji?

Pytanie o decyzję w sprawie kandydatury należy skierować do pracodawcy kanałem, który wskazał. Problem techniczny z formularzem jest inną sprawą niż prośba o informację zwrotną od rekrutera. Zgodnie z art. 13 ust. 1 lit. a RODO kandydat powinien otrzymać tożsamość i dane kontaktowe administratora przy pozyskiwaniu jego danych³.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.